Gérer les formations internes en entreprise : de l’artisanat à l’organisation structurée

La formation interne c’est un gros sujet à traiter en entreprise. Comment construire le catalogue de formation ? Quels sont les critères d’accès aux formations du catalogue ? Qui dispense les formations ? Quelle enveloppe allouer par employé ? Par quelle entité est-ce que ce sujet doit être porté ?

Ces questions de prime abord anodines ne sont pas si évidentes quand on a à cœur de s’aligner avec l’ADN d’une entreprise comme enioka : un esprit d’indépendance, des compétences fortes, un espace de liberté et de création pour les consultants quelle que soit leur expérience ou leur place dans la hiérarchie.

Pour changer des sujets « tech » de ce blog, nous allons donc aborder dans cet article notre organisation pour gérer les formations : les choix qui ont été fait, son évolution au fil du temps et les services qui sont offerts par ce dernier depuis 2018. Cet article est le premier d’une série sur notre organisation interne que nous souhaitons partager.

eniokademy, la genèse

Il est quand même intéressant de s’attarder quelques instants sur ce besoin qui n’a émergé qu’en 2016 alors qu’enioka a été créé en 2008. Pourtant la formation et le partage de connaissance ont existé depuis les premiers jours d’enioka.

D’oreille de Druide à oreille de Druide

C’est tout simplement un problème de passage à l’échelle. Nous sommes passé de l’artisanat à l’organisation structurée que nous allons vous décrire pour gérer un groupe de 60 personnes (en 2024). Et ce n’est qu’une étape, nous devrons sans doute revisiter cette organisation de nombreuses fois dans les années à venir. A l’origine la passage de connaissance se faisait « d’oreille de Druide à oreille de Druide » c’est à dire qu’un consultant expérimenté formait le consultant qui l’accompagnait en mission. L’idéal ! Au fil du temps avec la croissance de l’entreprise sur de nombreux axes (augmentation du nombre d’employés, de missions, d’offres et de filiales) cette organisation a montré ses limites.

Les premiers travaux pour la création de formations internes formelles, au delà d’un simple partage ou retour d’expérience, ont démarré courant 2016. Le projet a prit de l’ampleur quand le management d’enioka a choisi d’encourager encore plus fortement ce qui n’était qu’un usage construit au fil du temps : la prise en main de sujets clés de la vie de l’entreprise par les salariés eux-même avec une forte autonomie. Que cela soit la formation interne, le recrutement, l’organisation du séminaire de fin d’année ou la communication, de nombreux sujets ont ainsi été fortement décentralisés et rendus accessibles à ceux qui souhaitaient s’en emparer.

C’est ainsi que le « cercle » eniokademy a pleinement profité de cette accélération pour prendre son envol.

La formation est un sujet trop important pour être confié aux équipes RH

Ceci n’est pas manquer d’estime pour notre équipe RH qui est extra. Le sujet est en fait également trop important pour être géré par le (non moins extra bien entendu) management. C’est donc géré par les consultants eux-mêmes. Les motivations principales de choix sont :

L’organisation et la décision doivent être au plus près de l’action. C’est un des principes forts de l’organisation d’enioka. En d’autres termes : prenez vous en main, n’attendez pas que cela tombe tout cuit. Cette responsabilisation met les équipes dans un rôle d’acteur et non de consommateur / râleur. Ceci apporte une proximité et une pertinence de la démarche de formation qui reste ainsi ancrée dans la réalité et le quotidien des salariés.
L’expérimentation et l’action précèdent la structuration. Une société de 60 personnes n’a pas les moyens d’avoir un département formation dédié… mais il n’est pas non plus raisonnable d’attendre d’avoir les moyens pour en ressentir les besoins. L’approche distribuée avec un rôle qui est porté à temps partiel par plusieurs personnes permet de bénéficier au plus tôt de la richesse de plusieurs points de vue et compétences. C’est ainsi qu’eniokademy est né avant même que l’équipe RH existe.

Le cercle eniokademy est né ! Maintenant d’autres questions se posent :

d’un point de vue humain : quelles ressources pour composer le cercle ?
d’un point de objectifs : quelles missions / activités doit couvrir le cercle ?
d’un point de vue planning : quel plan de route, par quoi commencer ?

Le fonctionnement d’eniokademy

Composition du cercle

enioka est aujourd’hui composé de trois filiales avec des secteurs métiers et des organisations distinctes pour traiter un vaste panel d’offres (conseil architecture, organisation, datascience, direction de projet, cyber sécurité, transformation et industrialisation des productions, développeur sur mesure, coaching…). Pour s’assurer de rester aligné avec les besoins de chacune des filiales, le cercle est composé d’un membre issu de chacune d’elles, dont un membre qui porte la casquette de responsable du cercle. Notre RH nouvellement arrivée est venue renforcer ce dispositif en 2022 pour nous aider à tenir la charge et apporter de la méthode.
Du temps est alloué aux membres pour travailler sur ces sujets, mais comme pour tout le monde chez enioka, consultants comme managers et directeurs, nous avons toujours un pied dans l’opérationnel : tout le monde a une ou plusieurs missions client en parallèle. Ce rôle au sein du cercle eniokademy n’est pas non plus définitif et permanent. On peut venir contribuer 1 ou 2 ans et passer la main à un autre. Il est important de souligner que la contribution aux différents cercles de la vie de l’entreprise n’est pas mal vue par les managers qui pourraient voir cela comme du temps retiré aux projets, c’est au contraire encouragé et participe de manière positive à l’évaluation semestrielle.

Les missions eniokademy

Élaborer le contenu pédagogique (le catalogue des compétences, l’offre de formation) en collaboration avec les directeurs et managers de chaque filiale ;
Recruter (séduire) des formateurs ou des présentateurs, identifier les sujets, assurer la promotion et la communication au sein de l’entreprise ;
Proposer un support opérationnel aux formateurs sur le fond, la forme et le format de présentation ;

Un petit focus sur le premier point : comment construire un catalogue de formation ? Le catalogue de formation doit permettre aux consultants de monter en compétence sur un certains nombre de domaines/sujets. Il convient donc de définir quelles sont les compétences recherchées pour les consultants en fonction de différents axes :

Quelles compétences cherche-t-on à obtenir ?
Pour quelle filiale et pour quelle offre au sein de cette filiale ?
Pour quelle expérience et pour quelle ancienneté du consultant ?
Est-elle obligatoire ou facultative ?

Ce « framework de compétences » construit, les premières formations ont pu voir le jour.
A ce jour plus d’une centaine de compétences sont listées et sont accessibles aux consultants pour qu’ils puissent suivre eux-mêmes où ils en sont et ce qui est attendu d’eux. Ces compétences sont très diverses :

des compétences très internes comme « Connaître l’architecture et le conseil selon enioka » ou « Connaître l’organisation enioka » ;
des soft skills comme « Utiliser le modèle Process Communication » ;
ou très techniques « Savoir construire une infrastructure dans le cloud », « modélisation relationnelle des données », « Maîtrise d’Ansible » ou « Comprendre le fonctionnement des conteneurs » ;

D’où viennent les formations ? Faut-il le faire soi-même ?

En premier lieu, voici quelques convictions fortes que nous partageons concernant la formation et qui ont guidé nos choix :

La qualité d’une formation dépend beaucoup du formateur : il doit être compétent voire « expert » en théorie et en pratique du sujet abordé. Il est donc important selon nous, pour un formateur, de rester ancré dans la réalité et de se tenir à jour en gardant un rôle opérationnel c’est à dire : être sur le terrain ; il doit également être pédagogue c’est-à-dire élaborer des stratégies permettant aux stagiaires d’assimiler les contenus. Ce qui nous a poussé à ajouter au catalogue une formation pour devenir formateur ;
La qualité des formations disponible sur le marché est très variable, tant en raison de la qualité du formateur que des objectifs poursuivis par ces formations. En effet, de nombreuses formations participent au business des certifications et sont très liées à des outils et produits dont elles font la pub et en sont les chambres de résonance. C’est ainsi que de nombreuses formations mettent l’accent sur l’usage pratique d’une techno particulière plutôt que d’en expliquer les concepts sous-jacent permettant d’acquérir une compréhension plus profonde et réutilisable. L’objectif est-il d’apprendre aux gens à cliquer sur la console d’un cloud provider pour « poper » une base de données ou savoir comment marche une base de données ?
Nous avons de nombreuses personnes en interne qui ont des compétences à partager et l’envie de le faire. Faisons donc plutôt l’effort de leur apprendre et les aider à transmettre, leur donner du temps et valoriser leur contribution.

C’est ainsi que pour chaque formation à construire, nous nous posons les questions suivantes : avons nous la compétence en interne ? Si oui, le consultant est-il intéressé et motivé pour construire une formation sur le sujet ? La plupart du temps la réponse est oui et enioka investit pour construire ses propres formations.
Si la réponse est non dans ce cas nous nous reposons sur un réseau de formateurs que nous construisons au fil de nos (bonnes ou et moins bonnes) expériences.

Format et structure des formations

Souvent quand on parle de formation on a un modèle standard en tête assez ancré : un formateur partage ses connaissances sur un sujet à un groupe d’apprenant de manière très scolaire et parfois avec des travaux pratiques en fonction des sujets.

C’est vrai dans la plupart des cas, mais cela dépend beaucoup de la compétence abordée :

parfois un peu de lecture suffit à se former, exemple avec la compétence « Connaître l’organisation d’enioka » : des liens vers de la documentation associée ou des MOOC peut suffire ;
Toute compétence ne peut pas s’apprendre en quelques heures au détour d’une formation. En particulier si elles ne sont pas pratiquées dans un futur proche. Certaines choses ne peuvent s’acquérir que de manière opérationnelle, c’est à dire sur le tas (avec l’aide d’un autre consultant expérimenté bien sur), dans la durée et avec de la répétition (qui reste la base de la pédagogie) ;

Au fil du temps d’autres formats, moins typés « formation », ont été testés avec plus ou moins de succès :

Les « Archi Corner » :
- Pendant une heure on échange sur une problématique client. Deux possibilités :
  - On présente le sujet et comment on y a répondu dans le but de soulever des questions et d’expliquer ses choix ;
  - On présente le sujet/problématique dont on ne connaît pas encore la réponse et on cherche une solution ensemble ;
- Le but est de bénéficier des compétences et expériences des consultants de l’entreprise pour challenger ses décisions et/ou acquérir de l’aide pour trouver une solution collaborative à une problématique client ;
Les « Apérodémy » et « Lunchdémy »
- Le format le plus convivial ; c’est un moment de partage court (objectif de 15 à 30 minutes de contenu max) le soir ou le midi pour échanger autour de sujets IT techniques ou non. Il est demandé au présentateur le minimum de préparation en amont. Il s’agit de partager ce que l’on sait déjà à ceux qui veulent l’apprendre ;

Si les Archi Corner ont été abandonnés pour le moment, nous n’avons pas encore trouvé comment cerner une problématique et l’extraire efficacement de son contexte sans perdre les points clés de design dans un temps très contraint (1h), les « Apérodémy » ont connus un grand succès pour les raisons suivantes :

Le format est peu contraignant
- En tout 30 minutes de contenu pour ~1h de présentation au total (avec les questions). C’est la théorie, parfois le sujet déclenche des ferveurs et les discussions se prolongent tant qu’il reste des bonbons et des chips sur la table ;
- L’effort de préparation minimal (peu/pas de support, beaucoup de partage de choses déjà réalisées en mission) ;
- L’entrée est libre et totalement à l’initiative de chacun (pas d’inscription ou convocation comme pour les autres formats) ;
- Pour cette dernière raison l’audience est forcément intéressée par le sujet ce qui favorise les échanges avec le présentateur (questions, remarques, débats) ;
- Il y a une forte hétérogénéité du public (du stagiaire au président, du consultant au développeur) permettant des échanges riches de points de vue en abordant un sujet sous de nombreux angles ;
- Ce format est accessible sur site ou en visioconférence (il faut alors fournir ses propres bonbons et chips…) ;
L’ambiance est détendue :
- Eniokademy met à disposition les grignotages et les boissons (bonbons, chips, boissons, …) ;
- Pas de costume cravate requis ni pour le présentateur ni pour son auditoire ;
Les sujets sont très variés et vont du « Marketing dans les jeux vidéos freemium » aux « Objets géospaciaux en TSQL dans SQL Server » ou « Les maths derrière les réseaux de neurones »

Ce sont les consultants avec leurs compétences, la diversité de leurs centres d’intérêts, le cadre sécurisant, et leur esprit d’initiative qui ont permis à l’offre de formation de croître et de proposer au fil des ans de nouveaux formats et toujours plus de contenu !

Premier bilan

Concrètement, qu’est ce qui a été réalisé depuis le la création du cercle eniokademy ?

En termes d’objectifs chiffrés on essaye d’organiser à peu près une formation par mois, que ce soit une nouvelle formation ou une ancienne formation que l’on rejoue, par exemple, pour les nouveaux arrivants.
On crée entre 2 et 4 nouvelles formations par an et il nous en reste encore beaucoup à créer pour pouvoir couvrir l’ensemble des compétences attendues et définies dans notre matrice de compétences.

Pour les apérodémy et lunchdémy on essaye d’organiser à peu près une séance toutes les deux semaines.

Ça nous donne ces graphes et montre la montée en puissance du cercle depuis sa création :

Si on regarde par rapport aux types de formation on voit une nette progression que ce soit pour les formations ou les apéro/lunchdémy :

Même s’il y a des têtes qui sortent du lot, l’expérience et l’aisance à l’oral aidant beaucoup, 28 personnes se sont prêtés à l’exercice d’être formateur depuis 2019 soit à peu près la moitié des effectifs de l’entreprise :

Ne sont pas comptés dans ces graphes les formations réalisées par les externes (entre 2 et 4 formations par an) ni les présentations réalisées tous les mois lors des weekends et plénières mensuelles enioka avec présentation techniques qui sont organisés par d’autres personnes. Au total sur l’année 2022-2023 ce n’est pas moins d’une cinquantaine de présentations/formations qui ont été organisées.

Et maintenant ?

Au fil des années eniokademy a stabilisé son mode de fonctionnement et suit aujourd’hui un régime de croisière. Quoi de mieux donc que de trouver de nouveaux challenges pour le cercle et les consultants-formateurs enioka ?

Suite à des demandes clients, nous avons commencé à ouvrir nos formations et les commercialiser comme des services. Que cela soit dans le domaine du développement ou de l’architecture, il s’agit d’offres désormais intégrées à notre panel de prestations.

Notre souhait serait également d’ouvrir progressivement les formats apérodemy en externe, dans un premier temps à nos clients, pour leur permettre d’assister à une présentation si le sujet du jour les intéresse, tout en conservant le cadre actuel, c’est à dire de rester convivial et détendu à la fois pour l’assistance et le présentateur.