Urbanisme des référentiels – partie I

Ce billet a pour objectif de présenter la vision d’enioka sur l’urbanisme des référentiels. Il vise à expliquer le rôle et l’intérêt d’un référentiel et comment celui-ci peut s’intégrer dans les projets d’évolution du SI. Il s’agit du premier billet d’une série sur les référentiels. Il aborde plus spécifiquement la définition de ce qu’est une démarche de gestion des référentiels (ou MDM : Master Data Management). De prochains billets traiteront des sujets suivants :

  • Ce que n’est pas une démarche référentielle et les difficultés d’une telle démarche
  • Les principes d’urbanisme des référentiels
  • Les fonctionnalités attendues d’un référentiel

La problématique des données de référence

Les données de référence du SI (clients, produits, fournisseurs, organisation…) sont très souvent créées par les applications de gestion de leur domaine respectif (gestion de la relation client, gestion commerciale,
comptabilité, ressources humaines…). Ces données sont également utiles à toute autre application du SI qui manipule des données opérationnelles s’y référant (une commande ou stock référence un produit par exemple).

Les données référentielles sont ainsi souvent échangées conjointement avec les données
opérationnelles. Le cycle de vie de ces données de référence n’est pourtant pas toujours aussi simple : enrichissement par des applications tierces, contradictions entre plusieurs domaines du SI sur la forme et la nature d’une donnée référentielle, besoins de réconciliations entre plusieurs créateurs de données référentielles, workflows de validation, besoin de contrôle de cohérence… Ceci est d’autant plus flagrant dans les SI distribués dont la colonne vertébrale n’est pas très fortement structurée par une application de gestion interne ou un ERP « tout en un ».

Sans une démarche adaptée, la gestion de ces données de référence devient, pour un SI d’une certaine taille, une problématique complexe dont les conséquences les plus visibles sont :

  • La multiplication des interfaces et des formats représentant les mêmes données,
  • Un manque de traçabilité et de cohérence des données,
  • Des difficultés de réconciliation entre les données de transaction d’applications qui n’utilisent pas les mêmes référentiels ; ceci est particulièrement visible au niveau des systèmes décisionnels,
  • La propagation mal maîtrisée de notions spécifiques d’un progiciel.

Face à cette problématique, structurer les données de référence du SI, leur cycle de vie et leur gestion devient un enjeu fort pour l’urbanisme du SI afin d’en conserver la maîtrise. L’objectif d’une démarche référentielle est de répondre à cet enjeu.

Qu’est-ce qu’une démarche référentielle ?

Une démarche référentielle vise la mise en œuvre d’une gestion des données référentielles au sein du SI. Il ne s’agit ni de la simple mise en œuvre d’un outil ni d’incantations ou de recueil de bonnes pratiques. Il s’agit d’une
démarche globale, transverse et continue qui change la manière de gérer les données référentielles à tous les niveaux du SI, de l’urbanisme à la conception des applications. Une telle démarche a pour objectif de :

  • matérialiser des principes d’urbanismes,
  • concentrer des données et des règles de gestion,
  • mettre en œuvre des processus et des outils de gestion des données de référence.

Une matérialisation des principes d’urbanismes.

Une approche référentielle a pour objectif de matérialiser les principes d’urbanisme autour des référentiels d’entreprise qui sont partagés entre les applications, et de participer au découplage des applications entre elles. L’objectif est d’avoir une vision fédérée des référentiels sans que chaque
application ait à connaître quelle application gère quel élément de référentiel.

Une approche référentielle doit s’appuyer avant tout sur une cartographie des données de référentiel, et l’identification de la ou des application(s) maître(s) de chaque donnée de référentiel, selon :

  • Chaque facette du référentiel (i.e. groupe d’attributs/relations d’une donnée de référentiel – par exemple : facettes budgétaire, structuration de l’offre, achat, logistique, stock, etc.),
  • Chaque élément d’organisation de l’entreprise (certaines données peuvent être partitionnées en fonction de l’organisation de l’entreprise, et avoir des niveaux de partage variables – (exemple par filiale commerciale, par business unit),
  • Chaque étape du cycle de vie de la donnée de référentiel (ex. pour un produit : pré-référencement, référencement, commercialisé, retiré).

Une concentration des données et des règles de gestion

Une approche référentielle s’appuie sur une concentration des données et des règles de gestion des données référentielles. Ce point de concentration sert de fédérateur à toutes les applications et « orchestre » le partage de l’information entre elles au fil des évolutions des référentiels.

Enfin, un référentiel gère structurellement la cohérence de l’information de référentiel
au sein du SI et sa dimension temporelle. Cela s’appuie notamment sur les notions de statuts et de dates d’effet des modifications apportées aux référentiels.

La mise en œuvre de processus et d’outils de gestion des données de référence

Une démarche référentielle se concrétise par la mise en œuvre de processus et d’outils de gestion des données de référence. Une application de gestion des
données de référence, bien que centrale dans le SI, n’est pas nécessairement unique, mais au contraire peut être partitionnée par domaine ou par entité afin de refléter des particularités d’une données (par exemple la donnée client) ou bien d’apporter une souplesse tactique lors de l’urbanisation d’une partie du SI.

Par ailleurs une application de gestion des données de référence n’est pas pour autant nécessairement perçue par les utilisateurs métier du SI. Il est très souhaitable que la gestion de chaque élément de référentiel soit déléguée à l’application légitime pour le faire à chaque fois que cela est possible.

Conclusion

Cette définition d’une démarche référentielle pose les bases de notre démarche. Nous verrons dans un prochain article les risques et difficultés à adopter une telle démarche.